OCHRONA SYGNALISTÓW

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych.

Rozdział I

Przepisy wstępne

§ 1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych– zwana dalej procedurą zgłoszeń wewnętrznych, określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

§ 2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych
i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań
w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma zastosowanie do byłych i obecnych pracowników Policji/policjantów Komendy Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych oraz osób ubiegających się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych.

§ 4. 1. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do informacji objętych:

przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego.
tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
tajemnicą narady sędziowskiej;
postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpoznaniu w trybie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – zwanej dalej ustawą o ochronie sygnalistów oraz niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do naruszeń dotyczących obowiązujących w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych regulacji wewnętrznych i standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

§ 5. Osoba dokonująca zgłoszenia, w sposób określony w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, do etapu wstępnej weryfikacji zgłoszenia nazywana jest w niniejszej procedurze „zgłaszającym”. Po ustaleniu w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w § 15 ust. 1 procedury zgłoszeń wewnętrznych, osoba ta nazywana jest „sygnalistą”.

§ 6. Użyte w procedurze zgłoszeń wewnętrznych określenia oznaczają:

KPP – Komenda Powiatowa Policji w Gryficach, obejmująca następującą strukturę:

- Wydziały Kryminalny,

- Wydział Prewencji,

- Wydział Ruchu Drogowego,

- Jednoosobowe Stanowisko ds. Prasowo – Informacyjnych,

- Zespół Prezydialny,

- Zespół Kadr i Szkolenia,

- Zespół Administracyjno – Gospodarczy,

- Zespół ds. Łączności i Informatyki,

- Zespół ds. Ochrony Informacji Niejawnych,

- Jednoosobowe Stanowisko ds. BHP;

jednostki podległe:

- Komisariat Policji w Trzebiatowie;

- Komisariat Policji w Rewalu;

- Posterunek Policji w Brojcach;

- Posterunek Policji w Płotach;

działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez KPP w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
działania odwetowe - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie nieuzasadnione oceną pracy/służby, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę sygnaliście;
informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
pracodawca/przełożony właściwy w sprawach osobowych – KPP reprezentowana przez Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach oraz Komendant Powiatowy Policji w Gryficach – jako przełożony właściwy w sprawach osobowych;
pracownik – członek korpusu służby cywilnej, pracownik nieobjęty mnożnikowym systemem wynagradzania, zatrudniony w KPP i jednostkach podległych;
funkcjonariusz – policjant pełniący służbę w KPP i jednostkach podległych;
zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie pracodawcy/przełożonemu właściwemu w sprawach osobowych informacji o naruszeniu prawa w KPP/jednostkach podległych - za pomocą dedykowanych do tego kanałów komunikacji określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych;
naruszenie prawa – to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, mające miejsce w KPP i jednostkach podległych, dotyczące:

korupcji,
zamówień publicznych,
usług, produktów i rynków finansowych,
przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
bezpieczeństwa transportu,
ochrony środowiska,
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
bezpieczeństwa żywności i pasz,
zdrowia i dobrostanu zwierząt,
zdrowia publicznego,
ochrony konsumentów,
ochrony prywatności i danych osobowych,
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
z dziedzinami wskazanymi w lit a-p;

sygnalista - osoba fizyczna wymieniona w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, tj. osoba która pracuje lub pracowała (pełniła lub pełni służbę) w KPP lub jednostkach podległych, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osoba, która zgłasza powyższe informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPP lub jednostkach podległych, lub na rzecz KPP lub jednostek podległych, lub pełnienia służby w KPP lub jednostkach podległych lub już po ich ustaniu.

Rozdział II

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń

§ 7. 1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych, upoważniony jest policjant Wydziału Kryminalnego KPP w Gryficach oraz dwóch policjantów Wydziału Prewencji.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach lub osoba go zastępująca w razie nieobecności– naczelnik Wydziału Kryminalnego, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia do KPP wyznacza jedną z osób wymienionych w ust. 1 do dalszego procedowania zgłoszenia.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Gryficach, na wniosek I Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach /osoby go zastępującej/, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP bądź z jednostek podległych (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa przez osoby wymienione w ust 1 zgłoszenie składa się bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Gryficach – w sposób określony w § 13 ust. 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

5. W okolicznościach, o których mowa w ust. 4, Komendant Powiatowy Policji w Gryficach wyznacza I Zastępcę Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach lub osobę go zastępującą, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych. Przepis ust. 3 w odniesieniu do I Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach lub osoby go zastępującej, stosuje się odpowiednio.

6. Dla osób, o których mowa w ust. 1-5, wprowadza się wzory upoważnień, które stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych (do użytku wewnętrznego).

Rozdział III

Poufność informacji

§ 8. 1. Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń wewnętrznych, w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości zgłaszającego/sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę.

2. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik nr 3 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia.

§ 9. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

zachowania w tajemnicy informacji mojących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu;
niezwłocznego przekazania zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Gryficach lub osobie upoważnionej wskazanej w § 7 ust. 1, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

§ 10. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik nr 4 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 11. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik nr 5 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 12. 1. Dokonanie zgłoszenia, dostarczenie dowodów lub informacji nie może stanowić przyczyny zastosowania lub grożenia podjęciem wobec sygnalistów jakichkolwiek działań odwetowych, również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone
w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.

2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

3. Każdy przypadek działań odwetowych zgłasza się przełożonemu albo koordynatorowi do spraw nieprawidłowości.

4. Osoba, która stosuje w związku z prowadzonym postępowaniem działania odwetowe wobec działających w dobrej wierze: sygnalisty, świadka lub innej osoby - dostarczających dowodów lub informacji, podlega odpowiedzialności porządkowej, dyscyplinarnej lub odpowiedzialności przewidzianej przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

5. Zgłoszenie nieprawidłowości dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego lub w złej wierze, może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, cywilną lub karną.

Rozdział IV

Sposoby przekazywania zgłoszeń

§ 13. 1. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania) i pisemnie (w postaci papierowej).

2. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa (wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą w KPP lub jednostkach podległych), opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego adresu do kontaktu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 6 do procedury zgłoszeń wewnętrznych. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.

3. Zgłoszenie ustne, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 47 78 22 541, 47 78 22 521 lub 47 78 22 529 dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 7:30 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy). Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

4. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne ma miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KPP, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numerów telefonu: 47 78 22 541, 47 78 22 521 lub 47 78 22 529. Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

5. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

1. wysłanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Gryficach, ul. Mickiewicza 19,
  72-300 Gryfice, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2. doręczenie go osobiście w KPP na stanowisko dyżurnego jednostki lub do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.

6. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 7 ust. 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:

wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta, Komenda Powiatowa Policji w Gryficach, ul. Mickiewicza 19 ,72-300 Gryfice, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 5 pkt 1;
doręczenie go osobiście w KPP na stanowisko dyżurnego jednostki lub do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 5 pkt 1.
W celu zwiększenia poziomu poufności przed dostępem do treści osoby nieupoważnionej, dopuszcza się włożenie listu do podwójnej koperty.

8. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

9. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Gryficach lub aktualnie zastępująca go osoba, upoważnieni w tym zakresie funkcjonariusze wymienieni w § 7 ust. 1 i 2.

§ 14. 1. Zgłoszenia, o których mowa w niniejszym rozdziale, nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w szczegółowych zasadach postępowania z dokumentami jawnymi w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Szczecinie i jednostkach organizacyjnych Policji województwa zachodniopomorskiego.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w § 16 ust. 3 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 15. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej zgłaszający/sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

Rozdział V

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

§ 16. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, które wpłynęło do KPP za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, polega na ustaleniu, czy informacja zawarta w zgłoszeniu stanowi „informację o naruszeniu prawa”
(w rozumieniu wskazanym w § 6 pkt 5 w zw. z pkt 10 procedury zgłoszeń wewnętrznych)
i czy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę wymienioną w § 6 pkt 12 procedury zgłoszeń wewnętrznych, a także czy nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w § 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia w trybie ustawy o ochronie sygnalistów oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych. Można przy tym poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego, celem dalszego procedowania sprawy.

4. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze.

§ 17. 1.Osoby wskazane w § 7 ust. 1, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 13 ust. 3-5 procedury zgłoszeń wewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 7 ust. 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych, I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach lub osoba go zastępująca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanału komunikacji wskazanego w § 13 ust. 6, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik nr 7 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 18. Przy czynnościach, o których mowa w § 13, § 15 i § 16 realizuje się obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).

Rozdział VI

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 19. 1. Zgłoszenie wewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa, dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji w sposób wskazany w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Wpisy do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonują osoby upoważnione. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VII

Działania następcze

§ 20. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym – poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie po ich wystąpieniu.

2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie wewnętrznego postępowania sprawdzająco - kontrolnego zmierzającego do realizacji celów działania następczego.

3. W ramach działań następczych istnieje m.in. możliwość.:

pozyskiwania kopii dokumentów dotyczących badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;
występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych.
zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie – z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;
odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;

pozyskiwania kopii dokumentów dotyczących badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych.

4. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

5. Przy czynnościach podjętych względem osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia, realizuje się jednocześnie obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 11 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

6. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu.

7. Osoby wskazane w § 7 ust. 1 lub 2 procedury zgłoszeń wewnętrznych, przekazują sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 16 procedury zgłoszeń wewnętrznych - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Okoliczność przekazania informacji zwrotnej w wymienionym terminie, nie jest równoznaczna z ostatecznym zakończeniem działań następczych.

8. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Gryficach, zawierającym informacje o:

przebiegu realizowanych czynności;
realizacji celów działania następczego;
rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych (autokorekty) możliwych do wdrożenia w KPP lub jednostkach podległych, lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również w zakresie dalszego nadania biegu sprawie m.in. poprzez wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowana w trybie postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: postępowania karnego, cywilnego, administracyjnego, dyscyplinarnego lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowania toczącego się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy o ochronie sygnalistów, a szczególności: art. 54 – „uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia”, art. 55 – „podejmowanie działań odwetowych”, art. 56 – „ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą”, art. 57 – „dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa”.

Zgodnie z art. 48 ust.1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

Załączniki do procedury dostępne są pod linkiem: https://gryfice.bip.policja.gov.pl/250/sygnalisci/41954,Procedura-wewnetrzna.html.

Zewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach i jednostkach podległych.

DANE KONTAKTOWE UMOŻLIWIAJĄCE DOKONANIE ZGŁOSZENIA

Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

1) wysłanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Gryficach, ul. Mickiewicza 19, 72-300 Gryfice, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;

2) doręczenie go osobiście w KPP na stanowisko dyżurnego jednostki lub do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.

Zgłoszenie ustne może być dokonane:

1) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 47 78 22 529, 47 78 22 521 lub 47 78 22 541 (od poniedziałku do piątku w godz. od 7:30 do 14:00 poza dniami ustawowo wolnymi od pracy);

2) podczas bezpośredniego spotkania w Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach. Spotkanie takie organizowane jest na wniosek zgłaszającego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 47 78 22 529, 47 78 22 521 lub 47 78 22 541.

3) za pomocą poczty elektronicznej (poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia zewnętrznego – załącznik nr 8 ) na dedykowaną do tego celu skrzynkę elektroniczną.

II.

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) – zwanej dalej ustawą, sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy „od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa”.

III

INFORMACJE O TRYBIE POSTĘPOWANIA MAJĄCYM ZASTOSOWANIE W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO, W TYM O WYMAGANYM SPOSOBIE WYJAŚNIANIA INFORMACJI BĘDĄCYCH PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA LUB PRZEDSTAWIENIA DODATKOWYCH INFORMACJI.

W Komendzie Powiatowej Policji w Gryficach – zwanej dalej KPP, obowiązuje procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach – zwana dalej procedurą.

Wyłączenie stosowania procedury zgłoszeń zewnętrznych:

1) Procedura nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia.

2) Informacje, o których mowa w pkt 1 oraz w art. 5 ust. 1-2 ustawy, nie podlegają przyjęciu, choćby miały sygnalistyczny charakter. Wskazane zgłoszenia co do zasady pozostawione zostaną bez rozpoznania w zakresie procedury.

3) W przypadku, gdy informacja złożona w sposób wskazany w pkt. 1 i 2 stanowić będzie informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, korespondencji takiej nadaje się bieg poprzez przekazanie jej do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy w trybie Kodeksu postępowania karnego lub Kodeksu postępowania w sprawie o wykroczenia – o czym informuje się zgłaszającego (jeśli podał on dane do kontaktu).

Sposoby przekazywania zgłoszeń:

1) Zgłoszenia przekazuje się na dane kontaktowe wskazane w punkcie I.

2) W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej zgłaszający podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adresu poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek, o którym mowa w art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie, art. 41 ustawy, jak również art. 8 ust. 3 oraz art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy - w zakresie obowiązku informacyjnego.

3) Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu - tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa (jednoznaczne wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą w danym podmiocie prawnym), opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego adresu do kontaktu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 8 do procedury.

4) Zgłoszenie ustne, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

5) Zgłoszenie ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania w KPP dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

6) W celu zwiększenia poziomu poufności przed dostępem do treści osoby nieupoważnionej, dopuszcza się włożenie listu (zgłoszenia) do podwójnej koperty.

7) Dostęp do zgłoszenia pisemnego złożonego w sposób określony w punkcie I. („dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia”) ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Gryficach/aktualnie zastępująca go osoba, upoważnieni w tym zakresie funkcjonariusze wymienieni w § 5 ust. 1 i 2 procedury.

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń:

1) Do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przyjmowania zgłoszeń / zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły do administratora od zgłaszającego / sygnalisty, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu ze zgłaszającym / sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu; przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, Komendant Powiatowy Policji w Gryficach upoważnia wyznaczonych funkcjonariuszy.

2) Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w pkt. 1, sprawuje I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach lub osoba go zastępująca – w razie nieobecności – Naczelnik Wydziału Kryminalnego.

3) W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Gryficach, na wniosek I Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach / osoby zastępującej, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP bądź z jednostek podległych (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego:

1) Po wpływie do KPP zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego osoby wskazane w § 5 ust. 1procedury, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 11 ust. 3-5 procedury zgłoszeń zewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 9 do procedury.

2) W przypadku zgłoszeń anonimowych, a także w przypadku kiedy w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, pkt. 1 nie stosuje się.

Wstępna weryfikacja zgłoszenia:

1) wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KPP;

2) w przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa powyżej, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych. O fakcie tym powiadamia się zgłaszającego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

3) W przypadku zaistnienia pozytywnej weryfikacji przesłanek, o których mowa w pkt 1, podejmuje się działania następcze w KPP.

4) W przypadku stwierdzenia, że działania następcze podejmowane będą w KPP, na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

1) zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia;

2) działania następcze realizowane są w formie wewnętrznego postępowania zmierzającego do realizacji celów działania następczego.

Informacja o terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji:

1) Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja ta zapewnia sygnaliście prawo do informacji o wynikach i konsekwencjach postępowania podjętego na skutek jego działań.

2) Osoby wskazane w § 5 ust. 1 procedury, przekazują sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

3) Informacji zwrotnej nie przekazuje się sygnaliście, który nie wskazał adresu do kontaktu.

IV.

ZASADY POUFONOŚCI MAJACE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1) W myśl art. 43 ustawy procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2) Dostęp do danych osobowych zgłaszającego/sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także dostęp do informacji objętych zgłoszeniem, uzyskują tylko osoby upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Gryficach. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także po ustaniu stosunku pracy/służby. Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.

3) W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

zachowania tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie,
niezwłocznego przekazania zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Gryficach lub osobie upoważnionej, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

INFORMACJE O ZASADACH PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1) Administrator danych osobowych (tj. Komendant Powiatowy Policji w Gryficach) zapewnia, że dostęp do danych osobowych zgłaszającego/sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, uzyskują tylko osoby upoważnione.

2) Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator danych osobowych (za pośrednictwem osoby upoważnionej) będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego – art. 14 RODO, lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych – art. 15 RODO).

3) Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

4) W KPP przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

5) Administrator danych osobowych realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

6) Administrator danych osobowych zapewnia, że dane osobowe będą:

przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO);
zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO);
adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO);
prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d RODO);
przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e RODO);
przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO).

VI.

INFORMACJE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURACH SŁUŻĄCYCH OCHRONIE PRAWNEJ PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚCI POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJĄCYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

1) Przez „działanie odwetowe” – należy rozumieć „bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście” (art. 2 pkt 2 ustawy). Działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań nie mogą być podejmowane wobec sygnalisty, a także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, jak również do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej (art. 11 oraz art. 21 ustawy).

2) Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe.

3) Między zgłoszeniem a doświadczeniem niekorzystnego traktowania, bezpośrednio lub pośrednio, przez osobę dokonującą zgłoszenia powinien zachodzić ścisły związek przyczynowo - skutkowy, aby można było uznać niekorzystne traktowanie za działania odwetowe i aby osoba dokonująca zgłoszenia mogła w rezultacie skorzystać z ochrony prawnej w tym zakresie. Sygnalista powinien zatem wskazać okoliczności potwierdzające taki adekwatny związek przyczynowo - skutkowy.

4) Rzecznik Praw Obywatelskich na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej (tzw. BIP) zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób wskazanych w art. 21 ustawy, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne. Rzecznik Praw Obywatelskich udziela też ww. osobom, porad w ww. zakresie (art. 31 ust. 1 pkt 4-5 ustawy).

VII.

INFORMACJE O WARUNKACH, NA JAKICH SYGNALISTA JEST CHRONIONY PRZED PONOSZENIEM ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI ZGODNIE Z ART. 16 USTAWY

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym:

odpowiedzialności dyscyplinarnej;
odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych;
obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy (tj. informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy),

pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą (art. 16 ust. 1 ustawy).

VIII.

KORZYSTANIE Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Dla skutecznego wykrywania naruszeń prawa i zapobiegania im istotne jest, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania, o ile jest to możliwe. Dlatego też co do zasady, osoby chcące dokonać zgłoszenia naruszenia prawa powinny korzystać w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i dokonywania zgłoszeń swojemu pracodawcy (w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych), jeżeli mogą z takich kanałów korzystać i rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy osoby dokonujące zgłoszenia uważają, że naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach danej organizacji (tj. w podmiocie prawnym, w którym doszło lub może dojść do naruszenia prawa) i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

IX.

DANE KONTAKTOWE DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP

Załączniki do procedury dostepne są pod liniem:

https://gryfice.bip.policja.gov.pl/250/sygnalisci/42457,Procedura-zewnetrzna.html

OCHRONA SYGNALISTÓW - Sygnaliści - Ochrona sygnalistów - Komenda Powiatowa Policji w Gryficach

Wyszukiwarka

Sygnaliści - Ochrona sygnalistów

OCHRONA SYGNALISTÓW